Ordem de serviço de manutenção preventiva: como criar e preencher

A ordem de serviço de manutenção preventiva é o documento utilizado para programar, orientar, registrar e comprovar uma intervenção realizada antes da ocorrência de uma falha.

Ela informa qual equipamento será atendido, quando a atividade deverá acontecer, quais procedimentos precisam ser executados, quais recursos serão necessários e como o resultado deverá ser documentado.

Diferentemente de uma ordem corretiva, a OS preventiva não depende necessariamente de uma falha já identificada. Sua abertura pode ocorrer conforme uma periodicidade, uma medição de uso, uma recomendação do fabricante ou um plano de manutenção definido pela empresa.

Uma ordem bem estruturada ajuda a garantir que a manutenção seja realizada no momento planejado e de maneira padronizada. Também preserva medições, condições encontradas, materiais utilizados e recomendações para as próximas intervenções.

Neste artigo, você aprenderá como criar uma ordem de serviço preventiva, quais informações incluir, como definir sua frequência e como utilizar checklists sem tornar o preenchimento excessivamente longo.

O que é uma ordem de serviço de manutenção preventiva?

A ordem de serviço de manutenção preventiva, também chamada de OS preventiva, é o registro que autoriza e acompanha uma manutenção programada em um equipamento, componente, veículo, instalação ou infraestrutura.

Ela pode ser gerada com base em:

• Dias, semanas, meses ou anos.
• Horas de funcionamento.
• Quilometragem.
• Quantidade produzida.
• Número de ciclos.
• Leituras de medidores.
• Recomendações do fabricante.
• Condições contratuais.
• Exigências técnicas ou regulatórias.
• Histórico de intervenções.
• Criticidade do equipamento.

O IBM Maximo, por exemplo, permite programar manutenções preventivas com base no tempo, no uso medido do ativo ou em uma combinação dos dois critérios. Uma ordem poderia ser gerada a cada seis meses ou a cada 300 horas de funcionamento, considerando o evento que ocorresse primeiro. IBM

Quando a data ou medição programada se aproxima, a ordem é criada para orientar a preparação e a execução da atividade.

Depois do serviço, a OS passa a integrar o histórico do equipamento e fornece dados para revisar procedimentos e frequências.

Para que serve uma OS preventiva?

A ordem preventiva transforma um plano de manutenção em uma atividade executável.

Ela serve para:

• Identificar o ativo que receberá a manutenção.
• Informar a periodicidade da atividade.
• Programar uma data de execução.
• Reservar mão de obra.
• Orientar o técnico.
• Apresentar procedimentos e checklists.
• Planejar materiais, ferramentas e instrumentos.
• Registrar a condição encontrada.
• Documentar medições.
• Controlar peças substituídas.
• Registrar anormalidades.
• Comprovar a realização do serviço.
• Programar a próxima intervenção.
• Atualizar o histórico do ativo.
• Produzir indicadores.

Sem a OS, o plano preventivo pode permanecer apenas como uma lista de intenções. A ordem estabelece o trabalho que precisa ser realizado em uma data ou condição determinada.

Qual é a diferença entre plano, cronograma e ordem preventiva?

Embora estejam relacionados, esses registros cumprem funções diferentes.

Registro	Função
Plano de manutenção	Define quais atividades devem ser realizadas em cada ativo
Cronograma	Distribui as atividades ao longo do tempo
Ordem de serviço	Autoriza, orienta e registra uma execução específica
Checklist	Apresenta os itens que devem ser verificados ou executados
Histórico	Reúne os resultados das intervenções anteriores

O plano pode estabelecer que um ar condicionado receba higienização trimestral. O cronograma apresenta os meses previstos. A OS representa a intervenção de julho, com técnico, data, materiais e registros da execução.

O checklist, por sua vez, orienta os pontos que precisam ser verificados durante essa intervenção.

Como funciona o ciclo da manutenção preventiva?

O ciclo pode ser organizado nas seguintes etapas:

1. Cadastro do equipamento.
2. Definição das atividades preventivas.
3. Escolha da frequência.
4. Criação do plano de manutenção.
5. Geração da ordem de serviço.
6. Planejamento dos recursos.
7. Programação da equipe.
8. Execução da atividade.
9. Registro dos resultados.
10. Tratamento das anormalidades.
11. Encerramento da OS.
12. Programação da próxima manutenção.

Em um sistema, o plano preventivo funciona como um modelo utilizado para gerar ordens programadas. Ele pode reunir frequência, procedimentos e recursos necessários. A documentação do IBM Maximo descreve essa associação entre registros preventivos, programação e planos de trabalho. IBM

Quais informações uma OS preventiva deve ter?

A estrutura precisa acompanhar o serviço desde sua programação até o encerramento.

1. Identificação da ordem

Inclua:

• Número da OS.
• Data de geração.
• Situação.
• Prioridade.
• Tipo de manutenção.
• Plano preventivo relacionado.
• Unidade ou área responsável.
• Data limite para execução.

O número deve ser único para facilitar a localização e o relacionamento com outros registros.

2. Identificação do equipamento

Registre:

• Nome do equipamento.
• Código ou patrimônio.
• Marca e modelo.
• Número de série.
• Localização.
• Setor.
• Centro de custo.
• Fabricante.
• Criticidade.
• Condição de garantia.
• Horímetro, quilometragem ou outro medidor.

Quando o equipamento possuir vários componentes, informe também qual conjunto será atendido.

3. Dados da periodicidade

A OS preventiva deve mostrar por que aquela atividade foi gerada.

Os campos podem conter:

• Tipo de frequência.
• Intervalo programado.
• Data da última manutenção.
• Medição da última manutenção.
• Data ou medição prevista.
• Margem de antecipação.
• Frequência de tolerância.
• Condição sazonal.
• Próxima manutenção estimada.

Uma manutenção baseada em uso deve registrar a leitura do medidor. Sem essa informação, não será possível confirmar se a intervenção ocorreu no momento correto.

4. Atividades programadas

Descreva claramente o que precisa ser realizado.

Por exemplo:

• Inspecionar filtros.
• Verificar conexões.
• Realizar limpeza.
• Aplicar lubrificação.
• Medir temperatura.
• Verificar pressão.
• Inspecionar desgaste.
• Testar dispositivos de segurança.
• Substituir componentes programados.
• Registrar fotografias.
• Realizar teste de funcionamento.

Expressões como “realizar manutenção preventiva completa” são insuficientes porque não definem os procedimentos esperados.

5. Recursos planejados

Informe:

• Técnico ou equipe.
• Especialidade necessária.
• Tempo estimado.
• Número de profissionais.
• Materiais previstos.
• Peças programadas.
• Ferramentas.
• Instrumentos de medição.
• Documentos técnicos.
• Condições de acesso.
• Orientações aplicáveis à atividade.

O planejamento evita deslocamentos improdutivos e interrupções provocadas pela falta de recursos.

6. Checklist

O checklist apresenta os itens que devem ser executados ou verificados.

Cada item pode oferecer respostas como:

• Conforme.
• Não conforme.
• Não aplicável.
• Executado.
• Não executado.
• Necessita acompanhamento.
• Valor medido.
• Observação.

Um checklist preventivo pode funcionar como uma sequência de tarefas ou como uma lista de verificações com aprovação e reprovação. Sua função é padronizar a execução e garantir que os pontos necessários sejam avaliados. Fiix

7. Registro da execução

Durante o atendimento, registre:

• Data da execução.
• Horário de chegada.
• Horário de início.
• Horário de término.
• Profissionais envolvidos.
• Atividades realizadas.
• Condição encontrada.
• Medições.
• Materiais utilizados.
• Peças substituídas.
• Evidências.
• Testes realizados.
• Condição final.

Também deve ser possível identificar qualquer atividade planejada que não tenha sido executada.

8. Anormalidades encontradas

A manutenção preventiva pode revelar desgastes, vazamentos, ruídos, folgas ou outras condições inadequadas.

Registre:

• Componente afetado.
• Condição encontrada.
• Gravidade.
• Risco.
• Evidência.
• Recomendação.
• Prazo sugerido.
• Possibilidade de continuidade da operação.
• Necessidade de nova ordem.

Não é recomendável acrescentar um reparo amplo à OS preventiva sem controlar a mudança de escopo. Dependendo do processo, a anormalidade deve gerar uma ordem corretiva relacionada.

9. Encerramento

Antes de encerrar, confirme:

• Se todos os itens foram respondidos.
• Se as atividades foram executadas.
• Se as medições foram registradas.
• Se os materiais foram apontados.
• Se o teste final foi realizado.
• Se existem pendências.
• Se o equipamento foi liberado.
• Se uma nova ordem precisa ser criada.
• Se a próxima manutenção foi programada.
• Se o responsável validou o resultado.

Resumo dos campos recomendados

Grupo	Informações
Identificação	Número, situação, prioridade e plano relacionado
Equipamento	Código, descrição, localização e criticidade
Frequência	Critério, intervalo, última e próxima execução
Planejamento	Responsável, data, duração e recursos
Procedimento	Instruções e checklist
Execução	Horários, atividades e profissionais
Resultado	Condições, medições, materiais e testes
Anormalidades	Problema, gravidade, recomendação e prazo
Encerramento	Liberação, validação e próxima manutenção

Como fazer uma ordem de serviço preventiva?

A criação da OS pode ser dividida em nove etapas.

1. Cadastre corretamente o ativo

Confirme:

• Código.
• Descrição.
• Localização.
• Marca e modelo.
• Número de série.
• Componentes.
• Criticidade.
• Medidores aplicáveis.

A programação perde confiabilidade quando as ordens são vinculadas apenas ao local ou a descrições genéricas.

2. Consulte manuais e histórico

Antes de definir o serviço, verifique:

• Recomendações do fabricante.
• Garantias.
• Intervenções anteriores.
• Falhas recorrentes.
• Condições de operação.
• Ambiente de instalação.
• Peças já substituídas.
• Resultados de inspeções.
• Frequências utilizadas anteriormente.

O intervalo recomendado pelo fabricante pode precisar de ajustes conforme a intensidade de uso e as condições reais do equipamento.

3. Defina as atividades

Cada atividade deve ter uma finalidade clara.

Em vez de criar uma lista extensa de verificações genéricas, identifique quais modos de falha ou condições cada item pretende detectar ou evitar.

Uma atividade pode ser classificada como:

• Inspeção.
• Limpeza.
• Lubrificação.
• Ajuste.
• Medição.
• Calibração.
• Teste.
• Substituição programada.
• Reaperto.
• Coleta de amostra.

4. Escolha o critério de frequência

A manutenção pode ser acionada por tempo, uso ou uma combinação de critérios.

Frequência baseada em tempo

Exemplos:

• Semanal.
• Mensal.
• Trimestral.
• Semestral.
• Anual.

É indicada quando a degradação está relacionada ao tempo ou quando não existe um medidor de utilização confiável.

Frequência baseada no uso

Exemplos:

• A cada 500 horas.
• A cada 10.000 quilômetros.
• A cada 50.000 ciclos.
• A cada 100 toneladas produzidas.

Esse modelo relaciona a manutenção à utilização efetiva do ativo.

Frequência combinada

A ordem pode ser gerada quando o primeiro limite for atingido.

Exemplo:

• A cada seis meses ou 500 horas, considerando o que ocorrer primeiro.

Frequência sazonal

Algumas atividades são necessárias apenas em determinados períodos, como preparação de equipamentos para épocas de maior utilização.

5. Crie o checklist

Organize as tarefas na sequência em que serão realizadas.

Para cada item, defina:

• Ação esperada.
• Componente.
• Resposta permitida.
• Valor de referência.
• Unidade de medida.
• Campo para observação.
• Evidência obrigatória, quando necessária.
• Orientação em caso de não conformidade.

O checklist deve ajudar a execução. Se for muito longo ou não estiver relacionado ao equipamento, tende a gerar respostas automáticas e pouco úteis.

6. Planeje os recursos

Determine:

• Profissionais.
• Duração.
• Materiais.
• Ferramentas.
• Instrumentos.
• Serviços terceirizados.
• Condições para acesso.
• Necessidade de interrupção.
• Documentação necessária.

Os recursos previstos devem ser comparados posteriormente com os recursos realmente utilizados.

7. Programe a execução

Escolha uma data considerando:

• Disponibilidade do equipamento.
• Disponibilidade da equipe.
• Impacto da parada.
• Prazo do plano preventivo.
• Duração estimada.
• Dependência de outros setores.
• Disponibilidade de peças.
• Localização dos atendimentos.

A geração antecipada da OS pode oferecer tempo para reservar materiais e organizar a equipe antes do vencimento.

8. Execute e registre

O técnico deve seguir as orientações da ordem e registrar as condições reais encontradas.

Se um item não puder ser executado, informe o motivo. Não marque uma tarefa como concluída apenas para permitir o encerramento.

9. Analise e encerre

Compare o planejamento com a execução e verifique se o plano continua adequado.

Pergunte:

• A duração estimada foi suficiente?
• Os materiais previstos foram necessários?
• Algum item do checklist gerou dúvida?
• Foram encontradas anormalidades recorrentes?
• A frequência está adequada?
• A atividade está produzindo informações úteis?

Modelo de ordem de serviço de manutenção preventiva

A estrutura abaixo pode ser adaptada para Word, Excel ou um sistema.

Identificação

Número da OS:
Data de geração:
Situação:
Prioridade:
Plano preventivo:
Tipo de atividade:

Equipamento

Nome do equipamento:
Código ou patrimônio:
Marca e modelo:
Número de série:
Localização:
Criticidade:
Medidor atual:

Periodicidade

Critério da frequência:
Intervalo:
Última manutenção:
Última leitura:
Data ou leitura prevista:
Próxima manutenção estimada:

Planejamento

Técnico ou equipe:
Data programada:
Duração prevista:
Materiais previstos:
Ferramentas necessárias:
Instrumentos de medição:
Orientações aplicáveis:

Checklist

Item	Atividade	Resultado	Medição	Observação
1
2
3
4
5

Execução

Data realizada:
Horário de chegada:
Início:
Término:
Técnico executor:
Atividades realizadas:
Condições encontradas:
Materiais utilizados:
Medições:
Teste final:

Anormalidades

Anormalidade encontrada:
Componente:
Gravidade:
Recomendação:
Prazo sugerido:
Nova OS relacionada:

Encerramento

Condição final do equipamento:
Pendências:
Equipamento liberado:
Próxima manutenção:
Responsável pela validação:
Data do encerramento:

Exemplo preenchido de OS preventiva

Número da OS: PREV 003126
Data de geração: 15 de julho de 2026
Situação: Concluída
Prioridade: Programada
Plano preventivo: PM AC TRIMESTRAL
Tipo: Higienização e inspeção preventiva

Equipamento: Ar condicionado Split
Patrimônio: AC 056
Marca e modelo: Equipamento Exemplo 24.000 BTUs
Número de série: 000000000
Localização: Sala de equipamentos
Criticidade: Alta
Critério da frequência: Tempo
Intervalo: Trimestral
Última manutenção: 20 de abril de 2026

Data programada: 21 de julho de 2026
Técnico responsável: Profissional designado
Duração prevista: 90 minutos
Materiais previstos: Filtro compatível e material para higienização

Atividades programadas:

• Inspecionar a condição do filtro.
• Higienizar a unidade interna.
• Verificar o sistema de drenagem.
• Inspecionar conexões acessíveis.
• Medir a temperatura.
• Realizar teste de funcionamento.

Horário de chegada: 8h55
Início: 9h05
Término: 10h25

Condição encontrada: Filtro com acúmulo de resíduos e drenagem parcialmente obstruída.

Serviço realizado: Higienização da unidade interna, limpeza do filtro, desobstrução do dreno e inspeção das conexões acessíveis.

Materiais utilizados: Material de limpeza. O filtro foi higienizado e permaneceu em uso.

Medição final: Temperatura registrada conforme o procedimento definido pela empresa.

Teste final: Equipamento mantido em funcionamento para verificação da circulação de ar, drenagem e redução da temperatura.

Anormalidades: Não foram identificadas condições que impedissem o funcionamento.

Pendências: Nenhuma.

Condição final: Equipamento liberado.

Próxima manutenção prevista: Outubro de 2026.

Validação: Serviço conferido pelo responsável da área.

Esse exemplo separa as atividades previstas, as condições encontradas, os procedimentos realizados e o teste final. Essa divisão permite comparar o plano com a execução.

Como criar um checklist de manutenção preventiva?

O checklist deve ser específico para o tipo de equipamento e para a atividade.

Identifique o objetivo

Determine o que o procedimento pretende evitar, detectar ou conservar.

Exemplos:

• Detectar desgaste.
• Evitar contaminação.
• Manter a lubrificação.
• Confirmar funcionamento.
• Preservar a qualidade.
• Verificar dispositivos de proteção.
• Acompanhar uma medição.

Organize a sequência

Apresente as tarefas na ordem lógica de execução. Isso reduz retornos a etapas anteriores e facilita o trabalho.

Utilize respostas adequadas

Nem todos os itens devem utilizar apenas “sim” e “não”.

Uma medição precisa receber:

• Valor.
• Unidade.
• Limite esperado.
• Condição identificada.

Uma inspeção visual pode utilizar:

• Conforme.
• Não conforme.
• Não aplicável.
• Observação.

Defina ações para não conformidades

O checklist deve informar o que acontece quando um item não está conforme.

As possibilidades incluem:

• Corrigir durante a própria OS.
• Registrar uma recomendação.
• Comunicar o supervisor.
• Interromper a atividade.
• Gerar uma ordem corretiva.
• Solicitar material.
• Programar uma nova inspeção.

Teste com a equipe

Antes de implantar, peça que os técnicos utilizem o checklist em algumas ordens.

Observe:

• Itens pouco claros.
• Tarefas repetidas.
• Sequência inadequada.
• Informações ausentes.
• Campos sempre ignorados.
• Tempo necessário para preencher.
• Dados registrados fora da ordem.

O que fazer quando a preventiva encontra um problema?

Encontrar uma anormalidade durante a preventiva não significa que o plano falhou. Uma das finalidades da inspeção é identificar condições antes que provoquem uma parada.

A equipe deve:

1. Registrar a condição encontrada.
2. Identificar o componente.
3. Avaliar a gravidade.
4. Documentar evidências.
5. Informar se o equipamento pode continuar operando.
6. Realizar somente os reparos permitidos pelo escopo.
7. Gerar uma ordem corretiva quando necessário.
8. Relacionar a nova ordem à preventiva.
9. Definir responsável e prazo.
10. Acompanhar a resolução.

A ordem preventiva não deve ser encerrada com a observação “verificar posteriormente” sem que exista um responsável ou registro para acompanhar o problema.

Como definir a frequência da manutenção?

Não existe uma periodicidade única adequada a todos os equipamentos.

A decisão pode considerar:

• Recomendação do fabricante.
• Criticidade do ativo.
• Intensidade de utilização.
• Ambiente.
• Histórico de falhas.
• Idade do equipamento.
• Exigência contratual.
• Resultado de inspeções.
• Consequência da falha.
• Custo da intervenção.
• Disponibilidade de equipamento reserva.
• Tendências das medições.

Uma frequência muito longa pode permitir a evolução de problemas. Uma frequência excessivamente curta pode gerar intervenções desnecessárias, custos e indisponibilidade.

Por isso, o plano deve ser revisado com base nos resultados das ordens. A programação preventiva não deve permanecer inalterada quando as condições de operação ou o comportamento dos ativos mudarem.

Como controlar o vencimento das ordens?

A empresa pode trabalhar com uma janela de execução.

Exemplo:

• Data prevista: 21 de julho.
• Antecipação permitida: cinco dias.
• Atraso tolerado: dois dias.

Com essa configuração, a manutenção poderá ser executada entre 16 e 23 de julho sem ser classificada automaticamente como descumprida.

O controle pode considerar:

• Ordens previstas.
• Ordens liberadas para planejamento.
• Ordens programadas.
• Ordens próximas do vencimento.
• Ordens vencidas.
• Ordens concluídas no prazo.
• Ordens reprogramadas.
• Ordens canceladas.

Toda reprogramação deve apresentar motivo. Caso contrário, a alteração da data pode esconder atrasos.

Quais indicadores acompanhar?

As ordens preventivas podem gerar indicadores como:

• Percentual de preventivas realizadas no prazo.
• Quantidade de ordens vencidas.
• Cumprimento do plano preventivo.
• Horas previstas e realizadas.
• Custo planejado e real.
• Materiais previstos e utilizados.
• Anormalidades encontradas.
• Ordens corretivas originadas por preventivas.
• Falhas ocorridas após a manutenção.
• Reincidência por equipamento.
• Tempo médio de execução.
• Percentual de itens não conformes.
• Quantidade de reprogramações.
• Distribuição de horas entre preventiva e corretiva.
• Disponibilidade dos equipamentos.

Os indicadores dependem do preenchimento consistente. Se datas, horários e ativos forem registrados incorretamente, os resultados não representarão a operação real.

Ordem preventiva no Word ou Excel

Modelo no Word

O Word pode ser adequado quando:

• Existem poucos equipamentos.
• As ordens são impressas.
• O preenchimento é individual.
• O formato visual do documento é importante.
• Não existe necessidade de atualização simultânea.

Sua principal limitação é o controle de várias ordens e versões.

Modelo no Excel

O Excel pode ajudar a:

• Criar um cronograma.
• Controlar vencimentos.
• Listar responsáveis.
• Filtrar equipamentos.
• Calcular datas.
• Registrar custos.
• Criar indicadores iniciais.

Entretanto, o checklist e o registro da execução precisam ser organizados com cuidado. Colocar várias informações em uma única célula dificulta a análise.

Sistema de manutenção

Um sistema de ordem de serviço ou CMMS pode:

• Gerar ordens automaticamente.
• Controlar frequências por data ou medidor.
• Programar equipes.
• Enviar avisos.
• Disponibilizar checklists no celular.
• Registrar fotos.
• Controlar materiais.
• Relacionar ordens.
• Atualizar históricos.
• Acompanhar indicadores.
• Trabalhar com diferentes planos por equipamento.

A escolha deve considerar a quantidade de ativos, o volume de ordens e a necessidade de acompanhamento em tempo real.

Erros comuns nas ordens preventivas

Utilizar a mesma periodicidade para todos os ativos

Equipamentos semelhantes podem operar em condições e intensidades diferentes.

Criar checklists genéricos

Um formulário amplo demais não orienta corretamente a inspeção de cada equipamento.

Não registrar medições

Marcar apenas “conforme” impede a comparação da evolução de temperatura, pressão, vibração ou outras variáveis.

Gerar ordens sem planejamento

A existência de uma data não garante que profissionais, materiais e acesso estarão disponíveis.

Marcar itens sem executar

Respostas automáticas comprometem o histórico e podem esconder condições importantes.

Não tratar as anormalidades

O problema encontrado precisa gerar uma ação controlada.

Reprogramar sem justificar

A alteração constante das datas pode esconder a incapacidade de cumprir o plano.

Não revisar as frequências

O plano precisa acompanhar mudanças de uso, ambiente e desempenho.

Encerrar sem teste

A OS deve informar como a condição do equipamento foi verificada após a manutenção.

Substituir o histórico pela memória da equipe

As informações devem permanecer vinculadas ao equipamento, não apenas ao profissional que realizou o serviço.

Como melhorar o plano usando os resultados das ordens?

Periodicamente, analise:

• Equipamentos que continuam apresentando falhas.
• Atividades que nunca encontram anormalidades.
• Tarefas que consomem mais tempo que o previsto.
• Materiais frequentemente ausentes.
• Checklists com muitos campos não aplicáveis.
• Ordens reprogramadas.
• Manutenções realizadas cedo ou tarde demais.
• Componentes substituídos antes do necessário.
• Problemas encontrados repetidamente.
• Recomendações que permanecem pendentes.

Com esses dados, a empresa pode alterar frequências, procedimentos, recursos, checklists e prioridades.

Conclusão

A ordem de serviço de manutenção preventiva transforma o plano de manutenção em uma atividade programada, orientada e documentada.

Ela precisa identificar o equipamento, apresentar a frequência, informar as tarefas, planejar os recursos e registrar a execução. Também deve permitir o controle de medições, materiais, anormalidades e próximas ações.

O checklist é uma parte importante da ordem, mas precisa ser específico, objetivo e relacionado aos riscos e condições do ativo. Uma lista extensa e genérica não garante uma manutenção melhor.

Quando as ordens são preenchidas e analisadas corretamente, a empresa consegue revisar frequências, melhorar o planejamento, identificar problemas antecipadamente e construir um histórico confiável dos equipamentos.